書類保管で気をつけたい法定保存期間
請求書や契約書などの書類には、法律で定められた保存期間があります。法人税法上は原則7年間(欠損金がある場合はさらに長期)、会社法上は10年間の保存が求められる書類もあるため、「もう使わないから」と早々に処分すると後で困ることがあります。保存期間が過ぎるまでは、物理的に安全な場所にまとめて保管しておく必要があります。
自宅・オフィスではなくトランクルームを使うメリット
書類を自宅やオフィスの書庫で保管し続けると、年々スペースを圧迫していきます。日常的に使う頻度が低い書類こそ、別の保管スペースにまとめておくことで、普段の作業スペースを有効に使うことができます。トランクルーム・貸倉庫の活用法の記事で紹介したように、必要なサイズだけ借りられる点も書類保管との相性がよい理由です。
書類保管に適した区画の選び方
書類は湿気や虫害に弱いため、保管場所の湿度管理や清潔さを確認しておくことが重要です。また、重要な契約書類を保管する場合は、施錠や防犯カメラの有無など、セキュリティ面もあわせて確認しましょう。段ボール数が多い場合は、棚が完備された区画を選ぶと整理・取り出しがしやすくなります。
未来ビジネス村の場合
未来ビジネス村の貸倉庫・トランクルームには棚板完備の区画もあり、書類を種類別・年度別に整理して保管しやすい環境です。開業届・納税地関連の書類保管先としても活用いただけます。詳しくは貸倉庫のページをご覧ください。